Le client
Un groupe français de protection sociale intervenant dans les domaines de la santé, de la prévoyance, de l’épargne et de la retraite.
Le projet
Dans le cadre de sa stratégie de développement et de consolidation de ses activités, le groupe a conduit l’intégration d’une nouvelle institution de prévoyance sur son périmètre d’assurance de personnes, couvrant notamment la santé et la prévoyance collective.
Cette opération comportait à la fois une dimension organisationnelle et une dimension système d’information. L’enjeu consistait à assurer l’intégration des nouveaux produits d’assurance dans les outils de gestion du groupe tout en adaptant l’organisation, les processus métiers et les dispositifs de relation client afin de garantir une continuité de service pour les adhérents et les entreprises clientes.
Le projet impliquait également la reprise des données, des contrats et des sinistres, ainsi que la coordination de nombreux acteurs internes et externes dans un calendrier contraint.
Le rôle d’ALB
ALB est intervenu en assistance à maîtrise d’ouvrage et en pilotage opérationnel pour accompagner l’intégration de la nouvelle institution de prévoyance.
Les principales activités réalisées ont été les suivantes :
- Cadrage et structuration du projet d’intégration.
- Coordination avec l’ancien assureur et gestionnaire afin d’organiser le transfert des données produits et contrats.
- Réalisation des études d’impact liées à l’intégration des nouveaux produits dans les outils de gestion.
- Organisation et pilotage du paramétrage de dix produits de santé et de prévoyance.
- Pilotage de la reprise manuelle des contrats en gestion directe réalisée par un prestataire spécialisé.
- Mise en place des dispositifs de tiers payant et des flux NOEMIE.
- Organisation de la reprise des contrats en gestion déléguée.
- Adaptation des processus métiers couvrant l’offre, la souscription, la gestion de la vie des contrats, le versement des prestations et la relation client.
- Définition et mise en œuvre d’un processus opérationnel spécifique entre le groupe et la compagnie d’assurance partenaire.
- Organisation de la reprise des sinistres prévoyance.
- Coordination des échanges avec la compagnie d’assurance partenaire.
- Contribution aux dispositifs de communication institutionnelle et opérationnelle.
- Participation à la refonte et à la mise en conformité de la documentation contractuelle.
Les moyens mis en œuvre
Le projet a été mené sur l’ensemble de sa durée par une consultante senior ALB, assurant à la fois le pilotage opérationnel du programme et les fonctions d’assistance à maîtrise d’ouvrage.
L’intervention s’est appuyée sur une forte coordination des parties prenantes internes (directions commerciale, technique, gestion, comptabilité, juridique et DSI) ainsi que des partenaires externes impliqués dans l’opération.
La consultante est notamment intervenue sur :
- Le pilotage global du projet et le suivi des jalons.
- La coordination des différents contributeurs internes et externes.
- L’animation des instances de gouvernance.
- La formulation de recommandations auprès des maîtrises d’ouvrage.
- L’accompagnement au changement des équipes concernées.
- Le suivi de l’avancement, de la qualité des livrables et de la maîtrise des risques du projet.