Le client
Un groupe français de protection sociale en santé, prévoyance, épargne et retraite.
Le projet
Le client confie à des délégataires la gestion une partie de son activité (souscription, cotisations, prestations) sur des contrats collectifs et individuels en santé / prévoyance dont il en assure le risque.
A ce titre, il reçoit du délégataire des flux mensuels et trimestriels (fichiers structurés ou PRDG) des cotisations encaissées et des prestations payées qu’il doit intégrer dans son SI, afin notamment de :
- assurer un contrôle sur ces flux financiers pour les stocker à la maille attendue dans son SI
- effectuer le calcul des commissions d’apport et de gestion à reverser aux délégataires
- alimenter les outils de reporting et d’analyse pour lui permettre de respecter ses obligations d’assureur (résultats techniques, arrêtés comptables, piste d’audits…)
L’activité déléguée est en forte croissance depuis plusieurs années, avec une forte augmentation du chiffre d’affaires. L’intégration de nouvelles entités dans le groupe accélère par ailleurs cette évolution.
L’objectif du projet est de proposer à la supervision de la délégation de gestion du groupe un outil de gestion sécurisé et industrialisé, afin notamment de répondre aux exigences Solvabilité II en tant qu’assureur du risque, et de mutualiser cette activité de supervision entre les différentes entités du groupe.
Le projet comporte deux dimensions :
- une dimension SI avec la spécification et le suivi des évolutions nécessaires
- une dimension organisationnelle avec la mise en place de processus et d’une organisation commune entre les entités du groupe et adaptée à l’activité
Les travaux menés doivent permettre de
- interpréter et intégrer les flux de cotisation et prestations émis par les délégataires
- produire des données (cotisations, prestations, contrats, commissions de gestion et d’apport) de qualité suffisante pour les différents besoins : commercial, comptable, technique, risques
- disposer des moyens de contrôler efficacement le respect des conventions de délégation de gestion
- fiabiliser et réduire les délais de production des résultats techniques pour maîtriser les équilibres techniques et les renouvellements tarifaires, notamment en prévoyance
- maîtriser la comptabilisation des opérations de gestion en prenant en compte les contraintes de fast close
- être en mesure de traiter toutes les typologies de délégation (partielle/totale, souscription/cotisation/prestation, co-assurance/réassurance, collectif/individuel,…)
Le rôle d’ALB
ALB Conseil intervient en assistance à maîtrise d’ouvrage et conseil en organisation, pour accompagner le client sur l’ensemble des étapes du projet :
- définition et cadrage du projet (cohérence de la solution avec les principes d’architecture, chiffrage, évaluation des risques, mise en place des règles de fonctionnement du projet…)
- pilotage du projet, coordination des différents intervenants internes (direction commerciale, direction technique, gestion, comptabilité, juridique, DSI) et externes (Société d’assurance partenaire)
- accompagnement au choix de la solution : rédaction du cahier des charges, consultation des sociétés, soutenance, aide à la décision
- Organisation et animation des ateliers avec les métiers afin de comprendre le besoin et de les challenger
- Analyse et formalisation des processus
- Rédaction de l’expression de besoins et des spécifications fonctionnelles
- Stratégie de recette, préparation et animation de la recette
- Organisation et préparation de la migration
- Conduite du changement
Les moyens mis en œuvre
Le projet est mené par un binôme constitué d’une consultante senior, qui en assure le pilotage, et d’un consultant AMOA, qui prend en charge la rédaction des processus cibles et des spécifications fonctionnelles.