Le client

Un groupe français de protection sociale en santé, prévoyance, épargne et retraite.

Le projet

Le client confie à des délégataires la gestion d’une partie de son activité (souscription, cotisations, prestations) sur des contrats en santé / prévoyance dont il en assure le risque. A ce titre, il reçoit du délégataire des flux mensuels et trimestriels (fichiers structurés ou PRDG) des cotisations encaissées et des prestations payées qu’il doit intégrer dans son SI, afin notamment :

• D’assurer un contrôle sur ces flux financiers pour les stocker à la maille attendue dans son SI
• D’effectuer le calcul des commissions d’apport et de gestion à reverser aux délégataires
• D’alimenter les outils de reporting et d’analyse pour lui permettre de respecter ses obligations d’assureur (résultats techniques, arrêtés comptables, piste d’audits…)

L’activité déléguée est en forte croissance depuis plusieurs années, avec une forte augmentation du chiffre d’affaires. L’intégration de nouvelles entités dans le groupe accélère par ailleurs cette évolution. L’objectif du projet est de proposer à la supervision de la délégation de gestion du groupe un outil de gestion sécurisé et industrialisé, afin notamment de répondre aux exigences Solvabilité II en tant qu’assureur du risque, et de mutualiser cette activité de supervision entre les différentes entités du groupe.

Le projet comporte deux dimensions :

• Une dimension SI avec la spécification et le suivi des évolutions nécessaires
• Une dimension organisationnelle avec la mise en place de processus et d’une organisation commune entre les entités du groupe et adaptée à l’activité

Le rôle d’ALB

Prise en charge des fonctions suivantes :

• Cadrage du projet
• Planification, suivi et pilotage du projet
• Suivi des charges du projet
• Coordination des intervenants au sein des différentes entités et chantiers
• Reporting aux instances de pilotage du COPIL et comité de coordination
• Définition et rédaction des process cibles
• Rédaction de spécifications fonctionnelles
• Suivi des développements
• Organisation et suivi de la recette

Les moyens mis en œuvre

Le projet est mené par un binôme constitué d’une consultante senior, qui en assure le pilotage, et d’un consultant AMOA, qui prend en charge la rédaction des processus cibles et des spécifications fonctionnelles.

Le client

Un groupe français de protection sociale en santé, prévoyance, épargne et retraite.

Le projet

Le projet a pour objectif d’intégrer une nouvelle institution de prévoyance au sein d’un important groupe français de protection sociale sur le volet assurance de personnes en santé et prévoyance collective.

Le projet comporte deux dimensions :

• Une dimension système d’information, avec l’intégration des nouveaux produits d’assurance dans les outils de gestion
• Une dimension organisationnelle, avec l’intégration de cette mutuelle et la gestion des produits d’assurance dans l’organisation du groupe (de l’offre à la gestion des contrats et des prestations, en passant par la relation client)

Le rôle d’ALB

Prise en charge des fonctions suivantes :

• Cadrage du projet
• Lien avec l’ancien assureur et gestionnaire pour organiser le transfert des données contrats et produits
• Etude d’impact des nouveaux produits d’assurance en gestion
• Organisation du paramétrage des 10 produits en santé et prévoyance
• Organisation de la reprise manuelle des contrats en gestion directe dans les outils de gestion par une entreprise prestataire
• Mise en place du tiers payant et des flux Noémie
• Organisation de la reprise des contrats en gestion déléguée
• Adaptation des processus existants offre, relation client et gestion (souscription, vie des contrats et paiement des prestations) et mise en place d’un processus spécifique entre le groupe et l’assureur partenaire
• Organisation de la reprise des sinistres en prévoyance
• Coordination de la relation avec la compagnie d’assurance partenaire
• Participation à la mise en place de la communication institutionnelle et opérationnelle
• Participation à la refonte des documents contractuels

Les moyens mis en œuvre

Le projet a été mené sur toute sa durée par une consultante senior d’ALB, qui a assuré le pilotage du projet et pris en charge une grande partie des fonctions d’assistance à maîtrise d’ouvrage :

• Pilotage du projet, coordination des différents intervenants internes (direction commerciale, direction technique, gestion, comptabilité, juridique, DSI) et externes (société d’assurance partenaire)
• Force de proposition aux maîtrises d’ouvrage
• Conduite du changement
• Suivi du projet

Le client

Un important groupe français de protection sociale.

Le projet

Dans le cadre de la loi de finance 2016, l’entrée en vigueur du prélèvement à la source sur le revenu est fixée au 1er janvier 2019.

Cette nouvelle réglementation impose aux entreprises le prélèvement de l’impôt sur les salaires de ses collaborateurs. Elle s’applique également aux organismes ayant vocation à verser des prestations sociales (pensions de retraite, rentes, indemnités journalières) à ses bénéficiaires.

Le projet est d’autant plus complexe qu’il recouvre une multitudes de prestations et des cas de figure. Le programme comporte ainsi cinq projets, portant sur chacun des outils de gestion du groupe, afin de les faire évoluer pour générer un état mensuel. La création d’une nouvelle application centrale a pour but de calculer l’impôt à reverser et d’émettre les déclarations du groupe, via PASRAU, auprès de la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques).

L’aspect comptable du chantier prend aussi une dimension importante, puisque les flux comptables redescendant de tous les outils de gestions doivent évoluer.

Le rôle d’ALB

Prise en charge des fonctions suivantes :

• Veille réglementaire et préparation des questions à poser à la DGFIP
• Ateliers de cadrage : préparation des supports, animation des ateliers, rédaction des comptes rendus
• Coordination et pilotage du chantier comptable en lien avec les cinq projets
• Préparation et animation des comités de pilotages mensuels, communication projet vers les parties prenantes (gestionnaires, comptables, ressources humaines)
• Analyse et définition de nouvelles user stories dans le but d’optimiser le contrôle interne sur les prélèvements à la source, contrôle de la couverture fonctionnelle des flux, présentation aux utilisateurs et recueil des axes d’amélioration à prendre en compte
• Rédaction des cahiers des charges
• Rédaction de la stratégie de recette et des cahiers de recette pour le chantier comptable
• Pilotage de la recette programme : définition du planning, suivi quotidien, coordination des éditeurs de progiciels et différentes MOE, suivi des jalons, intervention sur la recette opérationnelle du chantier comptable
• Conduite du changement et support de communication interne auprès des utilisateurs finaux pour le 1er janvier 2019

Les moyens mis en œuvre

Un consultant confirmé d’ALB assure les fonctions de chef de projet comptable, de pilote recette programme et de maîtrise d’ouvrage sur toutes les phases du projet.

Le client

Un important groupe français de protection sociale.

Le projet

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) entre en vigueur le 25 mai 2018. Il s’agit d’un nouveau cadre législatif européen renforçant les responsabilités des acteurs et les droits des personnes face à la collecte des données à caractère personnel.

Ce projet implique l’ensemble des directions métiers chez l’assureur et concerne également les données des salariés.

Le rôle d’ALB

Prise en charge des fonctions suivantes :

• Identification des traitements et des responsables de traitements
• Interviews des directions métiers, des MOE métiers et de la DSI : recueil des besoins (durées de conservation, anonymisation, chiffrement, suppression des données…)
• Rédaction des cahiers des charges et coordination des points de suivi avec la DSI
• Négociation des chiffrages
• Lancement et suivi des développements
• Contribution aux chantiers d’inventaire et de cartographie des données, de gouvernance, de sécurité contractuelle (mise à jour des clauses) et de la sécurité des SI (identification de solutions techniques pour le compte de la DSI, optimisation transverse)
• Présentation et validation des points d’arbitrage au comité de pilotage dédié auprès du sponsor groupe
• Actions de formation et de sensibilisation
• Rédaction des procédures métiers

Les moyens mis en œuvre

Le projet est mené sur toute sa durée par un consultant senior qui en assure le pilotage complet au sein de la Maîtrise d’Ouvrage Réglementaire, en étroite collaboration avec le Correspondant Informatique et Libertés / Data Protection Officer du client.

Le client

Une société d’assurance.

Le projet

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une déclaration qui remplace la plupart des déclarations sociales effectuées par les entreprises. Les organismes du régime complémentaire (assureurs, mutuelles et institutions de prévoyance) sont destinataires de cette déclaration qui remplace les formalités en place dans le cadre de la gestion des assurances collectives.

La mission consistait à réaliser un audit préalable au lancement du projet afin de déterminer les enjeux, les impacts organisationnels et applicatifs, les gains ainsi que les risques liés à l’intégration de la DSN.

Le rôle d’ALB

Prise en charge des fonctions suivantes :

• Détermination du périmètre concerné par le projet (acteurs et produits)
• Etude des processus de gestion impactés en santé, prévoyance et retraite supplémentaire
• Proposition de plusieurs scénarios de déploiement
• Analyse SWOT pour déterminer les opportunités, menaces, forces et faiblesses
• Estimation des économies réalisées en gestion

Les moyens mis en œuvre

L’étude préalable a été réalisée par un consultant senior spécialisé sur la DSN :

• Préparation et réalisation des interviews
• Etude des produits et processus impactés
• Participation aux ateliers de travail organisés par le GIE Sintia
• Conceptualisation des scénarios et étude d’impacts
• Rédaction de l’étude préalable

Le client

Une société d’assurance vie.

Le projet

Lancement d’un nouveau produit d’épargne individuelle de type euro‑croissance.

Le rôle d’ALB

Phase 1, étude d’impacts et plan d’action :

• Interview des métiers (direction générale, marketing et commercial, actuariat, juridique, gestion, investissements, comptabilité, système d’information)
• Analyse des besoins et participation à la définition du produit en fonction des contraintes réglementaires, organisationnelles et systèmes d’information
• Périmètre organisationnel : revue de procédures et proposition d’adaptations
• Périmètre applicatif : audit des outils existants, analyse d’impacts et proposition de plusieurs scénarios d’évolution des SI pour la gestion du produit euro-croissance (système de gestion des contrats, système comptable, système de gestion des actifs, systèmes périphériques).
• Rédaction de la note de cadrage du projet : macro-estimation des charges, des délais et des plannings de réalisation des différentes solutions cibles proposées, dont la mise en place d’une solution transitoire
• Animation de la réunion de lancement de projet et présentation du rapport d’étude en comité de direction

Phase 2, pilotage et maîtrise d’ouvrage du projet de refonte du système d’information de gestion des contrats d’assurance vie et des applications associées pour les adapter aux spécificités du nouveau produit euro-croissance :

• Estimation des charges, planification, suivi et coordination des différents intervenants internes et externes affectés au projet
• Recueil et analyse des besoins des différentes directions métiers
• Analyse de l’existant
• Spécifications fonctionnelles générales et détaillées
• Paramétrage et migration des contrats

Les moyens mis en oeuvre

Le projet a été piloté par un consultant senior sur toute sa durée.

Deux consultants confirmés sont intervenus en assistance à maîtrise d’ouvrage sur la phase 2 de mise en œuvre.

Le client

Une société d’assurance vie.

Le projet

Lancement de l’activité courtage avec la mise en place d’une nouvelle offre en prévoyance collective et en assurance santé collective. Le projet intègre un volet lié au choix d’un délégataire pour la gestion des sinistres et des prestations.

Le rôle d’ALB

• Participation à la mise en place de l’offre produit : revue de la documentation contractuelle des produits et des courriers de gestion, analyse de l’existant et de la concurrence
• Mise en place de la labellisation de la gestion : déclinaison de l’offre et de la gestion par gamme
• Adaptation des processus existants au courtage, cartographie et définition des processus de la gestion déléguée
• Adaptations des processus pour une distribution de l’offre courtage par le réseau salarié
• Élaboration des conventions types pour contractualiser les relations avec les courtiers : convention de courtage, conventions de délégation de gestion en santé collective et en prévoyance collective
• Mise en place des délégations de gestion, et des échanges de données techniques et comptables avec les délégataires de gestion (santé collective, prévoyance collective, assurance emprunteur)
• Définition des règles de commissionnement
• Définition de l’architecture et des traitements d’intégration des flux des délégataires de gestion dans le SI ; étude d’opportunité sur l’utilisation des normes PRDG
• Contribution au chantier « Activités déléguées » du projet Solvabilité 2 / Pilier 2

Les moyens mis en œuvre

Le projet a été mené sur toute sa durée par un consultant senior, qui a assuré le pilotage du projet et pris en charge une grande partie des fonctions d’assistance à maîtrise d’ouvrage :

• Pilotage du projet, coordination des différents intervenants internes (direction commerciale, direction technique, gestion, comptabilité, juridique, DSI) et externes (délégataires de gestion)
• Force de proposition aux maîtrises d’ouvrage
• Rédaction de l’expression de besoins et des spécifications fonctionnelles
• Conduite du changement

Le client

Un grand groupe d’assurance.

Le projet

Le projet s’inscrit dans un vaste programme visant à proposer une nouvelle offre patrimoniale à la clientèle aisée de la compagnie d’assurance : produits d’épargne, valeurs mobilières et produits de défiscalisation.

Le projet confié à ALB porte sur la refonte du système de gestion des commissions, et notamment sur les commissions non-assurances avec TVA, en relation avec de nombreux interlocuteurs : gestion, distribution multi-réseaux (salarié, partenaires, agents généraux), marketing, juridique, comptabilité, IT.

Le rôle d’ALB

Prise en charge des chantiers suivants du projet :

• Calcul des commissions d’acquisition, d’indication et d’encours pour les produits financiers
• Mise en place de la délégation de paiement des commissions
• Impact fiscal sur la déclaration des commissions
• Impact des commissions non-assurance sur le régime de déclaration fiscale des agents généraux : BNC (Bénéfices Non Commerciaux) et BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux)
• Constitution de factures pour ces commissions avec TVA
• Gestion de la TVA dans le SI (comptabilisation, obligations réglementaires…)
• Comptabilisation des commissions non-assurance par l’assureur (schémas comptables et impact au niveau SI)
• Comptabilisation des commissions non-assurance par le réseau de distribution des agents généraux (schémas comptables et impact SI)
• Adaptation et mise en place de nouveaux flux, en interne et avec les partenaires

Les moyens mis en œuvre

Le projet a été mené sur toute sa durée par une consultante senior, qui a assuré le pilotage du projet et l’ensemble des fonctions d’assistance à maîtrise d’ouvrage :

• Recueil des besoins et animation d’ateliers avec les départements métiers concernés
• Etude des scénarios possibles et étude d’impacts
• Spécifications fonctionnelles générales
• Organisation de la recette
• Définition et formalisation des process, des procédures et des guides opératoires
• Formation et conduite du changement

Le client

Une société d’assurance vie.

Le projet

Assurer l’adéquation actif/passif en UC des contrats d’épargne individuelle afin de minimiser le risque de cours, maîtriser les processus d’investissement et comptables de bout en bout, contrôler les stocks d’UC et répondre aux obligations réglementaires relatives aux contrats multisupports.

Le rôle d’ALB

Phase 1, diagnostic et proposition d’une solution :

• Diagnostic des systèmes de gestion du passif et d’actif existants
• Proposition de pistes d’amélioration des processus
• Proposition d’un plan d’action

Phase 2, assistance à maîtrise d’ouvrage pour la conception d’un outil remplissant les fonctions suivantes :

• Gestion d’un référentiel centralisé des UC
• Intégration des flux du passif correspondant aux actes de souscription/rachat sur les UC
• Double investissement pour ajuster les écarts actif/passif au quotidien
• Gestion quotidienne des ordres
• Gestion de la trésorerie et génération des virements espèces associés
• Rapprochement avec les avis d’opéré à l’actif
• Intégration des stocks actif et passif, rapprochement des stocks et état de contrôle ACAV
• Mesure des résultats financiers induits par la gestion des UC
• Gestion d’une piste d’audit complète permettant de justifier les résultats financiers
• Mesure des délais de traitement pour agir sur l’organisation et optimiser les résultats financiers

Phase 3, réalisation de l’outil dans un cadre contractuel forfaitaire, avec un engagement de résultat en termes de délai et de budget.

Les moyens mis en œuvre

La phase 1 de diagnostic et de proposition d’une solution a été menée par un associé et une consultante senior.

La phase 2 d’assistance à maîtrise d’ouvrage a été prise en charge par une consultante senior.

La phase 3 de maîtrise d’œuvre a été prise en charge par un chef de projet encadrant jusqu’à deux ingénieurs de développement.

Le client

Une société d’assurance et ses filiales.

Le projet

Le projet concerne les activités d’assurance vie et dommage en France et à l’international. Les orientations préconisées par le Groupe en termes d’organisation conduisent à la recherche de mutualisation et de synergies, tant au niveau des systèmes d’information que de la gouvernance.

Dans ce contexte, le client souhaite mener une étude relative aux comptabilités générale et analytique ainsi qu’au contrôle de gestion. Une mission est diligentée pour réaliser un état des lieux des systèmes et organisations existants, et proposer des scénarios permettant de déterminer la meilleure cible possible.

Le rôle d’ALB

L’étude porte sur les différents systèmes utilisés et l’organisation des équipes, pour l’ensemble des sociétés du périmètre :

• Analyse de la situation et les différentes problématiques
• Définition d’une cible comptable
• Proposition d’une trajectoire de mise en œuvre

Les moyens mis en œuvre

L’étude a été menée par un associé d’ALB :

• Recensement des différentes fonctions entrant dans le périmètre à couvrir
• Etat des lieux des situations existantes (structures, organisations, équipes)
• Etat des lieux des systèmes de gestion existants, diagnostic sur leur capacité à évoluer et à prendre en charge la totalité des activités
• Etude des contraintes à respecter dans chaque environnement
• Synthèse des coûts
• Proposition d’une cible pour les outils et la gouvernance
• Proposition d’une trajectoire avec gestion d’une période transitoire pour tendre ensuite vers l’objectif final
• Rédaction d’un rapport d’étude et présentation des conclusions à la Direction Générale

Le client

Une société d’assurance vie.

Le projet

Se doter d’un nouveau système d’information de gestion des actifs financiers couvrant les fonctions de back-office financier, la mesure de performance et la gestion actif/passif :

• Traitements des opérations financières (achat/vente, conversion, exercice) sur de nombreuses catégories d’instruments financiers : produits de taux, actions, OPCVM, produits de couverture sur actions ou sur taux, devises, prêts/emprunts, actifs immobiliers
• Calcul des éléments financiers résultant des opérations traitées : surcote/décote, réserve de capitalisation, plus ou moins-values comptables, taux de rendement des portefeuilles…
• Génération des états de reporting internes et réglementaires
• Calcul des principales provisions techniques de l’actif : risque d’exigibilité, dépréciation durable
• Comptabilisation des opérations réalisées : paramétrage des schémas comptables et génération des écritures comptables
• Simulation des gaps de trésorerie, des taux de rendement prévisionnels et du rapprochement actif/passif
• Mesure et attribution de performances

Le rôle d’ALB

Phase 1, cahier des charges et lancement d’un appel d’offre pour la refonte du système :

• Rédaction du cahier des charges du projet
• Gestion de l’appel d’offre pour la réalisation du projet en mode forfait : qualification des réponses, rédaction d’un dossier de synthèse pour la sélection du maître d’œuvre

Phase 2, assistance à maîtrise d’ouvrage, pilotage et coordination du projet :

• Structuration du projet et mise en place du plan d’assurance qualité
• Pilotage et coordination du projet : préparation et animation des comités de projet et des comités de pilotage, suivi de l’avancement (charges, planning, risques…)
• Spécifications fonctionnelles et validation des spécifications techniques
• Pilotage de la recette et de la migration des données
• Assistance au démarrage opérationnel

Les moyens mis en œuvre

La phase 1 de cahier des charges et d’appel d’offre a été menée par un associé et un consultant senior.

La phase 2 de pilotage et d’assistance à maîtrise d’ouvrage a été prise en charge par une équipe constituée d’un consultant senior et de deux consultants confirmés.

Le client

Une société d’assurance, filiale d’un groupe bancaire.

Le projet

Le projet a pour objectifs de digitaliser le processus d’adhésion aux contrats de prévoyance de type garantie emprunteur et de mettre à disposition des conseillers du réseau bancaire un outil permettant une adhésion en ligne.

Le rôle d’ALB

Prise en charge des fonctions suivantes en méthodologie Agile / Scrum :

• Analyse des processus d’adhésion aux contrats de prévoyance avec les équipes Actuariat, Développement Produit, Juridique et Gestion
• Animation d’atelier avec les équipes MOA, MOE, Développement Produit et Animation Commerciale du réseau bancaire
• Mise en place d’un site web à disposition des conseillers du réseau bancaire
• Mise en place d’un processus d’aide à la vente intégré à l’outil, afin de présenter les avantages des contrats d’assurance des emprunteurs proposés
• Participation aux réunions de conduite du changement en vue de former les conseillers du réseau bancaire

Moyens mis en œuvre

Le projet a été mené sur toute sa durée par un consultant senior, qui en a assuré le pilotage et l’ensemble des fonctions d’assistance à maîtrise d’ouvrage :

• Recueil et assistance à la rédaction des besoins métier
• Etude de faisabilité technique
• Définition de la solution en concertation avec les demandeurs métier et les équipes techniques
• Rédaction des spécifications fonctionnelles générales et détaillées
• Validation des plans de test, coordination entre les équipes MOE et les équipes de test
• Suivi d’avancement des tâches et reporting
• Suivi de production

Le client

Un grand groupe d’assurance.

Le projet

Mise en place d’un outil front-office permettant d’optimiser le process de souscription de contrats d’assurance dommage dans une optique de tarification et de devis rapide. Le projet est réalisé en deux phases : mise en œuvre d’un prototype sur un périmètre produit restreint, puis définition de la cible avec élargissement à l’ensemble des produits de masse de l’activité en assurance dommage.

Le rôle d’ALB

Phase 1, conception et réalisation du prototype :

• Ateliers de cadrage : préparation des supports, animation des ateliers, rédaction des comptes rendus
• Analyse d’impact sur l’outil IARD back-office et les systèmes d’information avals de trésorerie et de comptabilité
• Rédaction de la note de cadrage du projet : macro-estimation des délais et des plannings de réalisation des différentes solutions cibles proposées, dont la mise en place d’une solution transitoire
• Revue fonctionnelle du produit assurance auto et de son implémentation existante dans l’outil back-office
• Pilotage : définition du planning, coordination des éditeurs de progiciels et intervenants technique du client, suivi des jalons
• Communication projet vers les parties prenantes (directions métier, IT MOA et MOE, architecture d’entreprise)
• Contrôle de la couverture fonctionnelle des services d’intégration de l’outil back-office
• Rédaction de la stratégie de recette et des cahiers de recette
• Recette fonctionnelle de la chaine de traitement (front to back)
• Démonstration du prototype aux utilisateurs et recueil des axes d’amélioration à prendre en compte pour la cible
• Rédaction d’un bilan du prototype

Phase 2, extension du périmètre pour la cible :

• Ateliers de cadrage sur un périmètre étendu
• Estimation des charges, planification, suivi et coordination des différents intervenants internes et externes affectés au projet
• Conduite du changement auprès des intermédiaires d’assurance (agents et courtiers)

Les moyens mis en œuvre

Deux consultants confirmés ont assuré en binôme les fonctions de pilotage et de maîtrise d’ouvrage sur toutes les phases du projet.